การจัดห้องประชุมต้องทำอย่างไร? รวมรูปแบบการจัดห้องประชุมสำหรับทุกงานสำคัญ
การจัดประชุม สัมมนา หรืองานอีเวนต์ให้ประสบความสำเร็จนั้น ไม่ได้ขึ้นอยู่กับแค่เนื้อหาหรือวิทยากรในงานเพียงอย่างเดียว แต่การจัดห้องประชุมก็เป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญที่จะช่วยให้การจัดงานของคุณประสบความสำเร็จอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
แต่การจัดห้องประชุมที่ดีและเหมาะสมนั้น จะต้องทำอย่างไร และมีอะไรที่ต้องคำนึงถึงบ้าง ในบทความนี้จะพาทุกคนไปดูการจัดห้องประชุมรูปแบบต่างๆ พร้อมเทคนิคและรูปแบบการจัดห้องประชุมสวยๆ ที่จะช่วยส่งเสริมทั้งการมีส่วนร่วมของแขก การสื่อสารระหว่างกัน และบรรยากาศโดยรวมของงานให้ดียิ่งขึ้น
การจัดห้องประชุม ควรคำนึงถึงสิ่งใดบ้าง
ก่อนที่จะเริ่มการจัดห้องประชุมใดๆ ก็ตาม ผู้จัดงานก็ควรที่จะคำนึงถึงปัจจัยสำคัญต่างๆ ที่ควรพิจารณาทุกครั้ง โดยการจัดห้องประชุมมีปัจจัยสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม ดังนี้
1. วัตถุประสงค์ของการจัดประชุม
วัตถุประสงค์ของการประชุมเป็นสิ่งแรกที่ต้องกำหนดให้ชัดเจน เช่น ต้องการเน้นการนำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับร้านอาหารอร่อย ศรีนครินทร์ การประชุมสรุปผลประกอบการ จัดฝึกอบรม หรือจัดกิจกรรมเสริมสัมพันธ์ต่างๆ เพราะวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันย่อมต้องการรูปแบบการจัดห้องประชุมที่แตกต่างกันไปด้วย
2. รูปแบบการดำเนินการประชุม
รูปแบบการดำเนินการประชุมเอง ก็เป็นตัวกำหนดว่าการจัดห้องประชุมควรเป็นอย่างไร เช่น การบรรยายทางเดียว การสื่อสารสองทางระหว่างวิทยากรและผู้มาร่วมงาน หรือการทำกิจกรรมกลุ่ม ก็จะต้องการการจัดห้องประชุมที่แตกต่างกัน
3. จำนวนผู้ที่เข้าร่วมการประชุม สัมมนา
และปัจจัยสำคัญสุดท้ายที่ต้องคำนึงถึง คือจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม เพราะจะส่งผลต่อขนาดของห้องและรูปแบบการจัดห้องประชุมที่เหมาะสมโดยตรง การจัดห้องประชุมในพื้นที่ที่แออัด หรือมีพื้นที่มากเกินไปก็อาจส่งผลเสียต่อบรรยากาศโดยรวมของงานได้
รูปแบบการจัดห้องประชุมที่สำคัญ มีแบบใดบ้าง
หลังจากที่เข้าใจวัตถุประสงค์และรูปแบบการดำเนินงานประชุมต่างๆ แล้ว ต่อมาคือการเลือกรูปแบบการจัดห้องประชุมที่เหมาะสม
1. การจัดห้องประชุมแบบเธียเตอร์ (Theater Style)
การจัดห้องประชุมแบบเธียเตอร์ เป็นรูปแบบการจัดห้องประชุมระดับพื้นฐานสำหรับการจัดห้องสัมมนา อบรมต่างๆ โดยมีการจัดเรียงที่นั่งเป็นแถวตอนให้กับผู้เข้าประชุม และให้วิทยากร ผู้บรรยายอยู่ด้านหน้า ทำให้จุดสนใจในงานอยู่ที่ด้านหน้า เสริมให้วิทยากรมีความโดดเด่นขึ้น และสามารถรองรับผู้ร่วมประชุมได้เป็นจำนวนมาก แต่การจัดห้องประชุมแบบเธียเตอร์จะไม่มีการจัดโต๊ะให้ผู้ร่วมงาน ทำให้อาจไม่เหมาะสำหรับการจัดงานที่ผู้ร่วมงานต้องมีการจดบันทึก หรือมีการติดตั้งอุปกรณ์ต่างๆ
2. การจัดห้องประชุมแบบห้องเรียน (Classroom Style)
เป็นการจัดห้องประชุม การจัดห้องสัมมนาที่พบเห็นได้บ่อยที่สุด โดยมีรูปแบบการจัดเรียงที่นั่งเป็นแถวตอน และมีพื้นที่ให้วิทยากร ผู้บรรยายอยู่ด้านหน้าเหมือนกับการจัดห้องประชุมแบบเธียเตอร์ แต่จะมีการเพิ่มโต๊ะให้กับผู้ร่วมงานด้วย และใช้พื้นที่ในการจัดงานมากกว่า
3. การจัดห้องประชุมแบบบอร์ดรูม (Boardroom Style)
หรือการจัดห้องประชุมแบบคอนเฟอเรนซ์ (Conference Style) เป็นการจัดห้องประชุมด้วยการจัดโต๊ะยาว 1 ตัวให้ผู้ร่วมประชุมนั่งร่วมกัน โดยการจัดห้องประชุมดังกล่าวจะเหมาะสำหรับการประชุม หรือการจัดสัมมนาขนาดเล็ก จำนวน 6-10 คน ช่วยให้ผู้ร่วมประชุมสามารถพูดคุย ระดมความคิดเห็นได้สะดวกและใกล้ชิดขึ้น หรืออาจจัดหลายๆ โต๊ะ เพื่อใช้เป็นการจัดประชุมกลุ่มย่อยๆ ได้
4. การจัดห้องประชุมแบบ U-Shape (U-Shape Style)
การจัดห้องประชุมแบบรูปตัว U เป็นการจัดที่นั่งและโต๊ะให้เป็นทรงโค้งแบบตัว U เหมาะสำหรับการประชุม สัมมนาขนาดกลาง ที่ช่วยให้ผู้บรรยาย หรือวิทยากรสามารถเดินเข้าหาผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละท่านได้สะดวกมากขึ้น ทั้งในการสอบถามหรือทำกิจกรรมต่างๆ โดยการจัดห้องรูปแบบนี้ สามารถจัดที่นั่งเป็น 2 กลุ่มซ้อนกันได้ แต่ไม่ควรมีที่นั่งซ้อนกันมากกว่านี้
5. การจัดห้องประชุมแบบตัว V (Chevron Classroom Style)
การจัดห้องประชุมแบบตัว V เป็นการจัดที่นั่งและโต๊ะประชุมที่คล้ายคลึงกับการจัดห้องประชุมแบบห้องเรียน แต่มีการจัดทิศทางที่นั่งซ้าย-ขวาให้หันเข้าหากันเป็นตัว V แทนที่จะเป็นการนั่งแถวตอนแนวเดียว โดยการจัดห้องประชุมรูปแบบนี้จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถมองเห็นผู้เข้าร่วมท่านอื่นๆ และสามารถพูดคุยสื่อสารกันได้สะดวกขึ้น แต่ควรระวังในเรื่องของพื้นที่จัดงานที่ต้องกว้างกว่าการจัดแบบห้องเรียนด้วยเช่นกัน
6. การจัดห้องประชุมแบบวงกลม (Circle Style)
การจัดห้องประชุมแบบวงกลมจะเป็นการจัดโต๊ะและที่นั่งล้อมกันเป็นวงกลม ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถมองเห็นซึ่งกันและกัน และสามารถสื่อสาร แสดงความคิดเห็นไปมาได้อย่างเต็มที่ เหมาะสำหรับการจัดประชุมระดมความคิด หรือจัดสัมมนาขนาดเล็กถึงกลาง และไม่เหมาะสำหรับการจัดงานที่มีผู้เข้าร่วมจำนวนมาก เพราะจะทำให้ต้องใช้พื้นที่ที่กว้างขึ้นในการขยายวงที่นั่ง และอาจทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกห่างเหินเกินไปได้
7. การจัดห้องประชุมแบบจัดเลี้ยง (Banquet)
การจัดห้องประชุมที่เป็นโต๊ะและที่นั่งเป็นกลุ่มๆ โดยแต่ละโต๊ะอาจมีที่นั่งสำหรับ 4-5 คนเป็นอย่างน้อย และไม่ควรมากกว่า 20 คนเพราะอาจทำให้โต๊ะดูแออัดเกินไป โดยการจัดห้องประชุมรูปแบบนี้จะเหมาะทั้งกับการสัมมนา ระดมไอเดียต่างๆ รวมถึงการทำเวิร์กชอป (Workshop) และการจัดงานเลี้ยงต่างๆ ที่มีการรับประทานอาหารด้วย
นอกจากนี้การจัดห้องประชุมแบบจัดเลี้ยง ยังสามารถเลือกใช้โต๊ะได้ ทั้งโต๊ะสี่เหลี่ยมทั่วไป และโต๊ะกลมสำหรับนั่งไม่เกิน 10 คน ที่จะทำให้ผู้ร่วมงานในโต๊ะนั้นๆ สามารถพูดคุย สนทนาเรื่องต่างๆ ได้อย่างใกล้ชิดมากขึ้นด้วย
การเลือกรูปแบบการจัดห้องประชุมที่เหมาะสมเป็นปัจจัยสำคัญที่จะช่วยให้การประชุมหรือสัมมนาของคุณประสบความสำเร็จด้วยดี เพราะแต่ละรูปแบบการจัดโต๊ะและที่นั่งก็มีความเหมาะสมในสถานการณ์ที่แตกต่างกัน และนอกจากรูปแบบการจัดที่นั่งแล้ว การจัดห้องประชุมสวยๆ ยังมีรายละเอียดอื่นๆ ที่ต้องใส่ใจ เช่น การจัดแสง ตกแต่ง การดำเนินกิจกรรม และอุปกรณ์ต่างๆ ก็จะช่วยยกระดับการจัดงานและความประทับใจของแขกที่มาร่วมงานได้ไม่น้อยเลย
และสำหรับใครที่กำลังมองหาห้องประชุมในโรงแรมศรีนครินทร์ แต่ยังไม่มีตัวเลือกในใจ เราขอแนะนำห้องประชุม Mii Space จาก Mii Hotel ที่มีบริการครบครัน สะดวกสบาย และทันสมัย สามารถรองรับผู้ร่วมงานได้สูงสุดถึง 200 ท่าน เหมาะสำหรับการจัดงานประชุม งานสัมมนา คลาสเรียนต่างๆ ไปจนถึงงานเลี้ยง งานฉลองวันครบรอบ หรืองานอีเวนต์อื่นๆ ทุกรูปแบบ พร้อมบริการอำนวยความสะดวกในการจัดเตรียมสถานที่ อุปกรณ์ และอาหารให้กับผู้ร่วมงาน เพื่อการจัดงานประชุมและงานเลี้ยงที่น่าประทับใจไม่รู้ลืม
เลือกพัก Mii Hotel โรงแรมและห้องประชุม จัดเลี้ยงย่านศรีนครินทร์
Mii Hotel โรงแรมใกล้สุวรรณภูมิ มีรถรับส่ง ในย่านศรีนครินทร์ที่พร้อมมอบประสบการณ์การพักผ่อนแบบครบวงจร ด้วยทำเลที่ตั้งอันยอดเยี่ยม ใกล้สวนหลวง ร.9 และสนามบินสุวรรณภูมิ พร้อมห้องพักดีไซน์โมเดิร์นที่ตอบโจทย์ทุกความต้องการ และร้านอาหารแนะนำศรีนครินทร์อย่าง Summer Kiss & Moon Bar ที่พร้อมเสิร์ฟเมนูรสเลิศตลอดวัน ร่วมกับสถานที่จัดงานหลากหลายรูปแบบ ทำให้ Mii Hotel เป็นตัวเลือกที่คุ้มค่าสำหรับทุกการเดินทางและความต้องการ ไม่ว่าคุณจะเดินทางมาเพื่อพักผ่อน จัดงานเลี้ยง หรือมองหาร้านอาหารอร่อยศรีนครินทร์ Mii Hotel พร้อมมอบประสบการณ์ที่น่าประทับใจในทุกช่วงเวลาของทุกท่าน
ติดต่อสอบถามเพิ่มเติม และสำรองห้องพักได้ที่
Line: @Miihotel
Tel: 02 748 1557-9, 080 291 9000
Email: contact@Mii-hotel.com
